Här kan du läsa om faktureringsreglerna för moms. Det finns också sammanställningar av vilka uppgifter som ska finnas i en faktura, i en förenklad faktura och i en kreditnota. Läs här om du har F-skatt.

När måste jag fakturera?

Du måste utfärda en faktura när du säljer varor eller tjänster till juridiska personer och näringsidkare. De nya reglerna innebär följande:

• Du behöver inte längre utfärda faktura vid försäljning till privatpersoner inom Sverige. Vid försäljning av nya transportmedel (bilar, MC, båtar och flygplan) till köpare i annat EG-land ska du emellertid utfärda faktura även vid försäljning till privatpersoner.
• Beloppsgränsen för faktureringsskyldighet är borttagen.

De nya reglerna innebär inte någon ändring i bokföringslagens bestämmelser om att det för varje affärshändelse måste finnas en verifikation. Verifikationen ska bl.a. innehålla uppgift om datum, belopp och vem som är motparten.

Vem är faktureringsskyldig?

Ansvaret för att en faktura utfärdas ligger alltid hos dig som är säljare.

Kan någon annan utfärda en faktura?
Faktureringen kan göras av en tredje person i säljarens namn och för säljarens räkning. Under vissa förutsättningar får även köparen utfärda en faktura, s.k. självfakturering. Ansvaret för att fakturorna är korrekta ligger i båda fallen kvar hos säljaren.

När tillåts självfakturering?
En faktura som utfärdas av köparen accepteras som faktura om följande villkor är uppfyllda:

• Parterna i förväg träffat avtal om att köparen ska fakturera.
• Det framgår av fakturan att den utfärdats av köparen.
• Det finns en rutin så att den som är momsskyldig kan godkänna varje faktura. Parterna bör komma överens om hur en sådan rutin ska utformas. För godkännande kan det räcka med att säljaren inte protesterar mot en faktura som köparen utfärdat.

Vad är en faktura?

Med faktura avses ett dokument eller meddelande i pappersform eller elektronisk form som uppfyller vissa krav (se under ”Vad ska en faktura innehålla?”). Det innebär att även kreditnotor och det som tidigare kallades ”jämförlig handling” kan vara fakturor. Nytt är också att elektroniska dokument uttryckligen kan godtas som fakturor.

Förenklad faktura
I vissa fall räcker det med att du utfärdar en förenklad faktura. Det får du göra om försäljningen avser ett mindre belopp. Du får också använda en förenklad faktura om handelsbruket i branschen, administrativ praxis eller de tekniska förutsättningarna för fakturering gör det svårt att utfärda en fullständig faktura. Exempel på när förenklad faktura kan tillåtas är försäljning av bensin i automat och försäljning av tåg- eller bussbiljetter. Förenklad faktura får däremot inte användas vid gränsöverskridande transaktioner inom EG.

Skatteverket kommer att fastställa vad som ska avses med ”mindre belopp”. Beloppet 2 000 kr har föreslagits. Skatteverket kommer också att fastställa när du får använda förenklad faktura pga. handelsbruk, administrativ praxis eller tekniska förutsättningar.

Vilka uppgifter som måste finnas i en förenklad faktura framgår av sammanställningen under ”Vad ska en förenklad faktura innehålla?”.

Samlingsfaktura
Om du säljer varor med separata leveranser får du fakturera leveranserna i en samlingsfaktura. Du får även använda samlingsfaktura om du tillhandahåller flera tjänster.

Samma krav ställs på en samlingsfaktura som på andra fakturor, men du behöver inte ange separata löpnummer för de olika omsättningarna (leveranserna).

Kreditnota
I en kreditnota behöver du endast ange uppgifter om ändringen, en tydlig hänvisning till ursprungsfakturan, om omvänd skattskyldighet tillämpas i det aktuella fallet, momssats, momsbelopp och minskning av momsbeloppet.

Elektronisk fakturering

Du får skicka en faktura elektroniskt om mottagaren godkänner det. Det ställs inga särskilda krav utöver detta. Med överföring på elektronisk väg avses att fakturan överförs eller ställs till mottagarens förfogande med hjälp av utrustning för elektronisk behandling. Om flera fakturor sänds samlat till samma mottagare behöver de uppgifter som är gemensamma för de olika fakturorna endast anges en gång.

Lagring av fakturor

Du som är bokföringsskyldig måste lagra fakturor enligt bestämmelserna i bokföringslagen. Genom en ny bestämmelse i skattebetalningslagen måste även du som är skattskyldig till moms men inte bokföringsskyldig lagra ett exemplar av alla fakturor. Skyldigheten omfattar alla fakturor som du tagit emot eller utfärdat. Det spelar ingen roll om de utfärdats av dig själv, av din kund eller av en tredje person i ditt namn. Skyldigheten gäller även elektroniska fakturor.

Under vissa förutsättningar får fakturorna lagras i annat EU-land eller ett land med vilket Sverige har avtal om ömsesidigt bistånd och administrativt samarbete med rättsverkningar som motsvarar EG-reglerna. Skatteverket kommer att precisera förutsättningarna i allmänna råd.

Måste jag ange momsen i svenska kronor?

Oavsett i vilken valuta du fakturerar måste du alltid ange momsen i svenska kronor.
Undantag: Om du har euro som redovisningsvaluta får du ange den svenska momsen i euro.

Du ska dessutom ange vilken valutakurs du använt vid omräkningen. Valutakursen är den senaste säljkurs som registrerats vid tidpunkten för skattskyldighetens inträde när du räknar om momsen från fakturans valuta till svenska kronor. Tidpunkten för skattskyldighetens inträde är vanligtvis tidpunkten för leverans av en vara eller tillhandahållande av en tjänst

Vad ska en faktura innehålla?

• Datum för utfärdandet (fakturadatum)
• Ett unikt löpnummer för varje faktura baserat på en eller flera serier
• Säljarens registreringsnummer till moms
• Kundens registreringsnummer till moms. Behöver endast anges om kunden är skattskyldig för förvärvet (omvänd skattskyldighet) eller om en köpare i annat EG-land åberopat sitt VAT-nummer för att få leveransen utan moms.
• Säljarens och köparens namn och adress
• Varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art
• Datum då omsättningen av varorna eller tjänsterna utförts eller slutförts. Vid a conto-betalning anges datum för betalning – om det kan fastställas och om det avviker från fakturadatum.
• Beskattningsunderlaget för varje momssats eller undantag, enhetspriset exklusive moms, samt eventuell prisnedsättning eller rabatt som inte ingår i enhetspriset
• Tillämpad momssats
• Den moms som ska betalas. Om du använder vinstmarginalbeskattning ska du inte ange momsbelopp.
• Vid befrielse från skatt eller vid omvänd skattskyldighet en hänvisning till
• den relevanta bestämmelsen i ML,
• den relevanta bestämmelsen i momsdirektivet eller
• en annan uppgift om att omsättningen är skattebefriad eller att köparen är skyldig att betala moms.
• Vid leverans av ett nytt transportmedel inom EG de uppgifter som behövs för att kunna avgöra att varan är ett nytt transportmedel (bilar, MC, båtar, flygplan)
• Vid tillämpning av vinstmarginalbeskattning en hänvisning till o 9 a kap. i ML (för resetjänster 9 b kap.),
• artikel 26 a i rådets direktiv 77/388/EEG (för resetjänster artikel 26) eller
• en annan uppgift om att vinstmarginalbeskattning tillämpas.

Vad ska en förenklad faktura innehålla?

• Datum för utfärdandet (fakturadatum)
• Identifiering av säljaren
• Identifiering av vilken typ av varor som levererats eller tjänster som har tillhandahållits
• Den moms som ska betalas eller uppgifter som gör det möjligt att beräkna momsen

Vad ska en kreditnota innehålla?

• En otvetydig hänvisning till ursprungsfakturan
• Uppgifter om vad som ändrats
• Ökning eller minskning av momsen
• I förekommande fall uppgift om att köparen är skyldig att betala momsen (omvänd skattskyldighet).

Vanliga frågor

Reglerna infördes med mycket kort anpassningstid för företagen. Vad händer om vi inte lyckas anpassa våra system så att reglerna kan tillämpas från den 1 januari 2004?

Skatteverket är medvetet om problemen men kan inte påverka att lagen gäller från årsskiftet. Verket har emellertid förståelse för att vissa företag under en övergångstid inte kan tillämpa de nya reglerna full ut.

Efter bedömning i varje enskilt fall bör enligt Skatteverkets uppfattning övergångsvis även sådana fakturor godkännas som inte uppfyller alla krav på fakturans innehåll som ställs i mervärdesskattelagen. Ett oeftergivligt krav vid bedömningen är att fakturan uppfyller de krav som gällde fram till den 31 december 2003. Företaget bör också ha börjat anpassa sina faktureringsrutiner till de nya reglerna.

Måste vi alltid uppge fullständigt namn på säljaren och köparen eller räcker det med förkortningar?

Skatteverket anser att den nya lydelsen i mervärdesskattelagen i sak inte innebär någon ändring mot vad som gällde tidigare.

Enligt verkets uppfattning kan förkortningar inte godtas generellt. Det ska gå att utläsa av namnet vilket företag som avses. Om det däremot är fråga om i affärslivet vedertagna förkortningar såsom SCA och SAS godtas dessa såsom uppgift i fakturan.

Vi ska i fakturan ange när varorna omsattes eller när tjänsterna utförts eller slutförts. Måste vi alltid ange det exakta datumet när leveransen mottogs eller får vi ange det datum för leverans som angivits vid mottagande av ordern? Räcker det att i samlingsfaktura ange datum för senaste leveransen?

Skatteverket anser att säljarens faktiska leveransdatum ska anges på fakturan. Ni ska alltså ange det datum ni levererat en vara och inte det datum er köpare tagit emot varan. Dessa datum kan dock infalla samtidigt.

Om det inte går att exakt fastställa när en tjänst utförts är det enligt Skatteverkets uppfattning tillräckligt att ange vilken månad den utförts. Kontinuerliga varuleveranser och kontinuerligt tillhandahållna tjänster anses tillhandahållna under den period faktureringen avser.

I en samlingsfaktura ska leveransdatum anges per leverans. Enligt Skatteverkets uppfattning räcker det inte att ange datum för sista leveransen.

I fakturan ska vi lämna uppgift om beskattningsunderlaget för varje momssats eller undantag, enhetspriset exklusive moms samt eventuell prisnedsättning eller rabatt som inte är inkluderat i enhetspriset.

Om vi fakturerar 1 000 kronor och rabatten är 10 % blir beskattningsunderlaget 900 kronor. Båda beloppen 1 000 kronor och 900 kronor anges i fakturan men rabatten anges endast som 10 %.  Kan prisnedsättning och rabatt uttryckas i procent på det sätt som anges i detta exempel eller måste vi uttrycka dem som belopp?

Skatteverket anser att det även i fortsättningen är möjligt att ange rabatten eller prisnedsättningen i procent. Momsen får emellertid inte anges i procent utan den ska alltid anges i svenska kronor. Beroende på vilken redovisningsvaluta som används får momsen i vissa fall anges i euro. För kreditnota finns särskilda regler.

Vid befrielse från moms eller när köparen är skyldig att betala moms ska det i fakturan finnas en hänvisning till

a) relevant bestämmelse i ML eller
b) relevant bestämmelse i rådets sjätte direktiv eller
c) annan uppgift om att omsättningen är momsbefriad eller att köparen är skyldig att betala moms.

Hur ska denna hänvisning se ut?

Ni kan välja att istället för en hänvisning till en bestämmelse i sjätte direktivet eller motsvarande bestämmelse i mervärdesskattelagen ange annan uppgift om att leveransen är momsbefriad eller att köparen är skyldig att betala moms, s.k. omvänd skattskyldighet. Om ni väljer det senare alternativ så ska uppgiften om att det är fråga om ett momsbefriat tillhandahållande respektive att köparen är skyldig att betala moms tydligt framgå av fakturan.

Skatteverket anser att ni, i de fall man inte hänvisar till berörd bestämmelse i mervärdesskattelagen eller i sjätte direktivet, ska ange exakt vilken orsak som föreligger för momsbefrielsen. Ni kan på fakturan ange t.ex. att omsättningen undantagits på grund av att det är fråga om tjänst på fartyg, omsättningen har skett utom landet eftersom varan levererats till plats utanför EU eller att omvänd skattskyldighet föreligger för konsulttjänsten eftersom köparen som är näringsidkare i annat land. Verket anser att det inte räcker att ni anger att det är fråga om en omsättning som undantas från moms eller att det är fråga om omvänd skattskyldighet.

Ska vi ange momsen i svenska kronor för varje momssats när vi fakturerar i annan valuta än redovisningsvalutan?

Om valutan i en faktura är en annan än er redovisningsvaluta och redovisningsvalutan är svenska kronor eller euro, ska ni även ange momsens belopp i redovisningsvalutan. Dessutom ska ni ange omräkningskurs. Om er redovisningsvaluta är annan än svenska kronor eller euro och valutan i fakturan är annan än svenska kronor så ska ni även ange momsen i svenska kronor.

Skatteverket anser att de momsbelopp som anges i fakturan ska redovisas i svenska kronor eller i euro om euro används som redovisningsvaluta. I och med att momsen ska redovisas per momssats i skattedeklarationen kan Skatteverket inte se annat än att momsen även på fakturan ska redovisas på detta sätt. Således anser Skatteverket att det inte är tillräckligt att ange fördelning av momsen per momssats i utländsk valuta utan denna fördelning ska även ske i svenska kronor eller i euro om denna redovisningsvaluta används. Om momsen redovisas per momssats behöver inte ett totalbelopp avseende momsen anges.